Todo intento de reorganización de una empresa tiene un objetivo: mejorar la gestión. Puede decirse entonces que el intento lleva, dentro de ciertos parámetros (tamaño de la empresa, recursos, situación de la misma, etc.) a iniciar el camino de la búsqueda de la excelencia, es decir a tratar de ser cada día mejor.
Para ello debemos tener presentes ciertos principios:
- La calidad la hacen los recursos humanos
- La calidad se hace para el cliente
- La calidad la hacen todos (el equipo)
- La calidad se hace entre todos (todos “tiran para el mismo lado”)
- La calidad exige cambios, innovaciones
Para tener en cuenta estos principios debemos trabajar primero con los recursos humanos, capacitando con constancia, insistiendo para fijar los conceptos. Convenciendo a los responsables de cada sector de la importancia de la planificación de los trabajos, de la planificación de las necesidades de los recursos para dichos trabajos, de la programación y del control.
Trabajar con los empleados para instalarles la idea de la mejora continua en sus tareas, de la importancia del autocontrol y de la necesidad de la empresa de controlar tiempos, uso de los recursos, cuidado de los mismos y calidad. Mejorar el funcionamiento del equipo producción-administración mediante la planificación y el control, optimizando la comunicación. Implementar un sistema de costos por, verificando periódicamente la rentabilidad.
Hacer un seguimiento de las compras y de las contrataciones. Verificar posibles desviaciones entre lo presupuestado y la realidad.
Todo lo expuesto implica un intenso trabajo de concientización de los recursos humanos, tendiente a neutralizar la natural “resistencia al cambio”. El primer paso para una reorganización es contar con un diagnóstico global, consciente y formal de la empresa. No olvidemos que una de las principales amenazas a la eficiencia de una empresa proviene de una situación de prosperidad prolongada de éxitos continuos.
En esos casos, los responsables “bajan la guardia” y no se preocupan por investigar si hay algo que no funciona como es debido. Por otra parte, el diagnóstico debe ser periódico, ya que constituye la única forma de medir el comportamiento de la empresa a través del tiempo.
El diagnóstico debe ser realizado siguiendo un enfoque básicamente estratégico. Debe construirse sobre las siguientes premisas:
1.- Permanencia: Las empresas se establecen y gestionan con la intención de que sigan funcionando y operando durante muchos años.
2.- Dimensión de futuro: El presente de una empresa es sólo útil como base para el futuro.
3.- Objetivos: Para lograr una eficaz gestión de esa dimensión de futuro, es necesario que sus empresarios establezcan con claridad los objetivos de la organización; es decir:
¿Qué pretendemos para nuestra empresa? ¿Cómo deseamos que sea dentro de tres, cinco o más años?
En resumen, ¿dónde queremos llegar?,
4.- Diagnóstico: Antes de fijar los objetivos (¿dónde vamos?) tengo que saber: ¿dónde estamos? Es decir disponer de un diagnóstico de la situación actual que debe responder a dos preguntas: a) ¿qué somos, con qué contamos? Y b) ¿qué podemos hacer?.
5.- Estrategias: Una vez establecidos los objetivos (dónde vamos?), es necesario determinar cuáles son las mejores formas de llegar a ellos, lo que implica a) la determinación de cuáles son las estrategias que, en función de los objetivos, debe seguir la empresa y b) la implantación de dichas estrategias.
6.-Retroalimentación: Una vez implantadas las estrategias, los empresarios deben disponer de un mecanismo de control que les permita cerciorarse de que se está transitando el camino correcto para alcanzar los objetivos. La eficaz gestión de una empresa constituye un ciclo dinámico, contínuo, que se alimenta a sí mismo.
